Procédure de gestion des plaintes en matière de protection des données personnelles
a. Responsable de la Gestion des Plaintes
La personne en charge des plaintes (le Responsable) est celle désignée pour assurer la protection des données personnelles au sein de notre clinique. Ce Responsable veille à ce que toutes les plaintes reçues soient traitées conformément à la procédure établie.
b. Soumission d’une Plaine
Pour être valide, une plainte doit être soumise par écrit et inclure une description détaillée du problème rencontré.
c. Accusé de Réception
Après réception de la plainte, le Responsable doit envoyer un accusé de réception au plaignant dans un délai de 7 jours ouvrables.
d. Processus de Traitement des Plaintes
Le Responsable initie le processus de traitement dès réception de la plainte. L’analyse de la plainte doit être réalisée dans un délai de 30 jours à compter de la réception complète des informations nécessaires, ou dans un délai supplémentaire si requis. À l’issue de l’examen, une réponse finale écrite et motivée est envoyée au plaignant.
e. Constitution du Dossier de Plainte
Un dossier distinct est créé pour chaque plainte. Ce dossier doit contenir :
- La plainte écrite du plaignant et ses détails,
- Les résultats de l’analyse de la plainte, y compris les documents pertinents,
- La réponse finale, écrite et motivée.
Tous les dossiers de plaintes sont tenus confidentiels, conservés sous clé, et inscrits dans un registre. Seuls le Responsable et, si nécessaire, le médecin responsable de la clinique ont accès à ces documents.
f. Date d’Entrée en Vigueur
Cette politique est en vigueur depuis le 12 juin 2024 et a été révisée à la même date.